Руководители и владельцы многих коммерческих компаний нередко пренебрегают надлежащим исполнением законодательства РФ в части хранения документов фирмы. В итоге документы, связанные с деятельностью организации попросту отсутствуют в необходимый момент, а их восстановление требует времени.
Действующее законодательство РФ обязывает компании хранить определенные документы, а также, в случае общества с ограниченной ответственностью и хозяйственного партнерства, отразить в уставе сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации заинтересованным лицам.
Общество с ограниченной ответственностью должно хранить следующие документы
договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
положения о филиалах и представительствах общества;
документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
списки аффилированных лиц общества;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Место хранения документов ООО: по месту нахождения единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.
устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
положение о филиале или представительстве общества;
годовые отчеты;
документы бухгалтерского учета;
документы бухгалтерской отчетности;
протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
отчеты независимых оценщиков;
списки аффилированных лиц общества;
списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах";
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах" и другими федеральными законами;
уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;
судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;
иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.
Место хранения документов ОАО (ЗАО): по месту нахождения исполнительного органа.
устав, решение об учреждении партнерства, соглашение об управлении партнерством, внесенные в них и зарегистрированные или удостоверенные в установленном порядке изменения;
протокол (протоколы) решений учредителей партнерства, содержащий решение о создании партнерства, а также иные решения, связанные с созданием партнерства;
документы, подтверждающие внесение вкладов в складочный капитал партнерства;
документы, подтверждающие права партнерства на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы партнерства;
документы, отражающие решения единоличного исполнительного органа партнерства и подтверждающие его полномочия;
положения о филиалах и представительствах партнерства;
протоколы заседаний органов управления партнерства, если образование этих органов предусмотрено соглашением об управлении партнерством;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) партнерства, аудиторские заключения;
реестр участников партнерства;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, соглашением об управлении партнерством, внутренними документами партнерства, решениями единоличного исполнительного органа партнерства, а также решениями иных органов управления партнерства, если они создаются в партнерстве.
Место хранения документов Хоз. партнерства: по месту нахождения единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам партнерства. Соглашение об управлении партнерством хранится у нотариуса.